Den Begriff Leistungsverzeichnis habe ich für den Titel dieses Blogbeitrasg gewählt. Das klingt für manchen auf den ersten Blick bestimmt sehr nüchtern. Doch es lohnt sich dran zu bleiben. Wer sich beruflich mit der Thematik Leistungsverzeichnis beschäftigt, dem biete ich hier mit diesem Beitrag einen ausführlichen Einblick, was alles dazu gehört, wenn ein Unternehmen seinen Standortwechsel planen und umsetzen will. Dieser Blogbeitrag rundet gleichzeitig meine kleine Blogserie ab mit den Beiträgen: Leistungsbild für den Innenausbau und Mitarbeiterbeteiligung bei der Standortplanung.
Leistungsverzeichnis in 9 Phasen
Natürlich bieten wir bei jedem neuen Auftrag eine individuelle Lösung an, doch das hier skizzierte Leistungsverzeichnis in insgesamt neun Phasen gibt einen Einblick, wie wir von der Office Group München an solch eine Herausforderung strategisch heran gehen. Schauen Sie mir also über die Schulter, um für sich herauszulesen, was auf ihre aktuelle oder zukünftige Situation passt.
Phase 1: Projektorganisation
Schon zu Beginn eines jeden Projekts teilt sich nach meinen Erfahrungen die Spreu vom Weizen. In meinem Berufsleben habe ich die Erfahrung gemacht, dass die Projektorganisation und die Analyse der IST-Situation in vielen Fällen einfach „vergessen“ oder hinten an gestellt wurde. Man redete sofort über die schnelle Umsetzung und die „Veränderung“ ohne den aktuellen Status exakt zu definieren und die Vorgehensweise strategisch anzugehen. Bei der Office Group werden sie so etwas nicht erleben. Wir sorgen zum Start dafür, dass alle Beteiligten zusammenkommen, gemeinsam die Projektziele festsetzen, einen Terminplan definieren und sich ausführlich mit der Analyse der IST-Situation beschäftigen.
Phase 2: Analyse der IST-Situation
Nur aus der Analyse der IST-Situation heraus, lässt sich der Nutzerbedarf – in diesem Fall die Anforderungen an einen neuen Standort – sinnvoll und weitsichtig erarbeiten. In dieser Projektphase haben wir die derzeitige und die bevorzugte zukünftige Bürostruktur gegenübergestellt. Selbstverständlich unter Berücksichtigung der verschiedenen Hierarchien und Bereiche des Unternehmens. Für die zeitgemäße und mitarbeiterorientierte Weiterentwicklung der benötigten Bürotypen sowie der Sonderflächen sind wir sehr ins Detail gegangen. Siehe dazu meinen Beitrag zur Mitarbeiterbeteiligung. Als Ergebnis dieser beiden Phasen haben wir dann ein Anforderungsprofil exakt erarbeitet, womit wir optimal in die nächsten Phasen starten können.
Phase 3: Erstellung einer Blaupause
Die Blaupause oder auch das Raumbuch verstehen wir als die 100% Lösung des Kundenbedarfs. Im Klartext: Die Blaupause ist bei unserem Leistungsverzeichnis diejenige Phase, in der der aktuelle Flächenverbrauch und die zukünftige Flächenanforderung quantifiziert, priorisiert und als Grundlage für die Standortsuche genutzt werden. Anhand dieser Anforderungen können also die möglichen Standorte planerisch geprüft werden. Eine Bewertungsmatrix hilft hier die einzelnen Kriterien nach Relevanz einzuschätzen.
Phase 4: Marktuntersuchung
Bei der Office Group bekommen Auftraggeber „Vieles aus einer Hand„. Das heißt, wir sind nicht nur an Ihrer Seite, wenn Sie ihren Status prüfen und definieren und die „Zukunft“ planen. Wir sorgen auch dafür, dass sie genau den Standort finden, wo ihre Mitarbeiter und damit ihr gesamtes Unternehmen sich optimal weiterentwickeln können. Im Leistungsverzeichnis steht hier: Identifikation geeigneter Objekte und gezielte Kontaktaufnahme zu Investoren, Projektentwicklern und sonstigen Immobilienanbietern. In dieser Phase erstellen wir die „Longlist“, die ausführliche Zusammenstellung der möglichen Objekte, die nicht sofort durch das Raster fallen. Wir präsentieren dem Kunden diese Objekte und veranschaulichen mit unserem Scoringmodell, welche Standorte sich am besten für das weitere Prüfen anbieten.
Phase 5+6: Bearbeitung und Detail-Analyse der Shortlist
Jetzt geht es ans Eingemachte: Die am besten geeigneten Objekte müssen unter die Lupe genommen werden. Es kommt zu ausführlichen Objektbegehungen, dem Protokollieren der Besichtigungsergebnisse, der Auswertung und eventuell die Anpassung der Bewertungsmatrix. Hier ist das Ziel schon verschwommen sichtbar: Auf Basis der erhobenen Ergebnisse und anhand der Blaupause aus Phase 3 werden die TOP 3 Standorte unter funktionalen und wirtschaftlichen Aspekten analysiert, bewertet und miteinander verglichen.
Phase 7+8: Mietvertragsverhandlungen und Entscheidung
Gemeinsam mit dem Auftraggeber haben wir für diese Phasen im Leistungsverzeichnis eine individuelle Verhandlungsstrategie verabschiedet. Das Benchmarking der Zielvorstellungen ist definiert. Wir übernehmen die Verhandlungsgespräche und haben dabei stets die Schutz- und Interessenlage des Auftraggebers vor Augen, um eine nachhaltig partnerschaftliche und unbelastete Geschäftsbeziehung zum potenziellen Vermieter aufzubauen. Damit ist die endgültige Entscheidung ausführlich vorbereitet. Wir sorgen für die Zusammenfassung der erzielten Ergebnisse, die Zusammenstellung der entscheidungsrelevanten Unterlagen und benennen unsere Handlungsempfehlung für den Auftraggeber.
Phase 9: Abschluss
Sobald der Auftraggeber die Entscheidung gefällt hat, übernehmen wir die finale Prüfung der Dokumente und die Planung der relevanten nächsten Meilensteine, wie Notartermine, Zeitpläne, Umbauphasen, etc. Für manche Partner in solch einem Prozess – in diesem Fall der Standortsuche – wäre hier die Zusammenarbeit beendet. Bei der Office Group haben wir uns jetzt gerade erst „warm gelaufen“. Denn als Generalunternehmer können wir für unsere Auftraggeber noch viel mehr in die Waagschale werfen. Doch dazu mehr in einem der nächsten Blogbeiträge. Bis dahin sende ich Ihnen herzliche Grüße aus der Lebensarbeitswelt
Markus Menzinger
Geschäftsführender Gesellschafter der Office Group
