Betriebskosten Due Diligence

Risikoanalyse für An- und Verkauf Ihrer Immobilien-Objekte

Betriebskosten-Due-Diligence

Mit dem Betriebskosten-Due-Dilligence bietet die Office Group GmbH ihren Kunden vor dem geplanten An- oder Verkauf einer Immobilie die komplette Prüfung sämtlicher Miet- und auch Bewirtschaftungsverträge an.

Für diese Prüfung benötigen wir den Einblick in sämtliche vorliegenden Vertragsunterlagen in digitaler Form. Mit dem ausführlichen schriftlich detailliert fixierten Betriebskosten-Due-Dilligence liegt dem Eigentümer der Immobilie dann eine umfassende Stärken-, Schwächen-, Chancen- und Risiko-Analyse der Immobilie vor.

Damit wird eine Strategie-Entwicklung für die Aktualisierung der bestehenden Mietverträge ebenso ermöglicht, wie eine Neujustierung des Property- und Facility-Bereichs. In den folgenden Absätzen geben wir Ihnen einen Einblick, welche Leistungen die Betriebskosten-Due-Dilligence umfasst und wie wir dabei für Sie als Kunden vorgehen. Wir beginnen mit der Analyse laufenden Mietverträge:

Mietflächenaufmaß und mietvertragliche Umsetzung

Bei der Betriebskosten-Due-Dilligence starten wir mit der Feststellung der aktuellen Gesamt-Mietfläche einschließlich KFZ-Stellflächen, der Nutzungsart der einzelnen Mietverträge, der Leerstands-Quote und der Auflistung von zeitnah auslaufenden Mietverträgen.

Wenn uns sämtliche Mietverträge digital zur Einsicht vorliegen, können wir die Plausibilitätsprüfung des Mietflächenaufmaß durchführen.

Prüfung der Nebenkosten-Abrechnung

Für die Plausibilitätsprüfung der Nebenkosten-Abrechnungsgrundlagen benötigen wir die vollständigen Angaben der Zuordnungen in Bezug auf das Zähler-Schema.

Falls sich hier aufzeigt, dass es keine vollständige Zuordnung jedes separaten Stromzählers zu einzelnen Mietparteien gibt, raten wir dringend zur Rücksprache mit dem Verwalter des bisherigen/früheren Eigentümers, da hier sonst genauer zu definierende Risiken bestehen.

Investitionskosten im Rückblick und Ausblick

Hier analysieren wir die CAPEX-Kosten und prüfen, mit welchen Investitionsmaßnahmen dies zu erklären ist und zu welchen Sanierungs-Projekten sich dies zuordnen lässt.

Sofern Gutachten über geplante zukünftige Sanierungs-Maßnahmen mit fixierter Investitions-Summe vorliegen, führen wir dies auf.

Zahlungsmentalität / Mietrückstände / Konkurrenz-Schutzklauseln

Beim Vorliegen von Schriftverkehr zu eventuellen Mietrückständen sowie bei Konteneinsicht führen wir eine Prüfung der Zahlungsmentalität der Mieter durch und legen somit eine Bewertung der Mieterstruktur vor.

Ebenso listen wir in einzelnen Mietverträgen fixierte Konkurrenz-Schutzklauseln auf, damit diese bei zukünftigen Vertragsabschlüssen berücksichtigt werden.

Prüfung mietvertraglicher Vereinbarungen

Voraussichtlich wurden in den einzelnen Mietverträgen differenzierte Vereinbarungen zur Deckelung der Miet-Nebenkosten, zur Umlage der Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, zur Deckelung von Hauswartkosten, zur Mietzinsanpassung und zu Schönheitsreparaturen vereinbart.

Diese individuellen Angaben tragen wir in einer zentralen Liste übersichtlich zusammen, um dem Eigentümer zukünftige Vertragsanpassungen zu erleichtern

Auswirkung der mietvertraglichen Regelungen auf die Nebenkosten

In diesem Bereich prüfen wir, ob es aufgrund der laufenden Mietverträge eine unnötige zusätzliche Eigentümerlast gibt, welche für die Zukunft anzupassen wäre. Falls wir vom Auftragnehmer zusätzlich mit einer detaillierten Plausibilitätsprüfung der Nebenkostenabrechnung beauftragt werden, geben wir dazu eine Einschätzung und Bewertung ab.

Zusätzlich zu dieser Analyse der laufenden Mietverträge bieten wir im Rahmen der Betriebskosten-Due-Dilligence auch die Analyse sämtlicher Bewirtschaftungs-Verträge an.

Wie beim Vertrags-Check ergeben sich dabei folgende Prüfbereiche:

Sichtung und Analyse des vorliegenden Verwaltervertrags

Wir untersuchen hier, was exakt vertraglich definiert ist bei der Steuerung externer Dienstleister für die laufende Bewirtschaftung des Objekts.

Wir klären, ob und in welchem Umfang dies branchenüblichen Regelungen entspricht.

Zudem prüfen wir die Budget-Hoheit des Verwalters bei der Kostensteuerung von Instandsetzungsmaßnahmen und die Zuständigkeiten bei Ausschreibungen im Facility Management.

Analyse des Bewirtschaftungskonzepts

Beim Vertrags-Check prüfen wir auch die Organisation des Facility-Managements. Folgende Zuständigkeits-Regelungen werden dabei analysiert und anschließend bewertet:

N

Gibt es einen zentralen Facility-Management-Dienstleister und auf welchem Stand ist die vertragliche Grundlage dafür?

N

Welche einzelnen Wartungs- und Service-Verträge mit Anlagenherstellern wurden abgeschlossen und welche Verlängerungs-Automatismen dafür liegen vor?

N

Wie sind im speziellen die Energie- und Wasserversorgung vertraglich geregelt und welche Notfall-Reaktionen durch Alarmsysteme und Brandmeldetechnik sind definiert?

Objektspezifische Rahmenbedingungen

Hierbei untersuchen wir die Auslastungs-Nutzung der Immobilie seitens der Mieter.
N

Gibt es aktuell auch Leerstand und wenn ja, in welchem Umfang und seit welcher Dauer?

N

Werden z.B. Bürobereiche aufgrund aktueller Situation, wie z.B. COVID-19 nur eingeschränkt genutzt?

N

Gibt es Möglichkeiten aufgrund der vorliegenden Mietverträge das Betriebskonzept auf diese Situation anzupassen, um Betriebskosten zu sparen?

Anpassungsoptionen der Laufzeitverträge

Neben der übersichtlichen Aufstellung der Laufzeitverträge prüfen wir die Vertragsvariablen der vorliegenden Dienstleistungsverträge.

N

Gibt es anhand von Dienstleistungs-Protokollen Hinweise auf eine gesamtwirtschaftliche Ineffizienz der definierten Vertragsbedingungen?

N

Nutzen einzelne Dienstleister die Ausführung von Einzelmaßnahmen aus, um dem Eigentümer nicht vertraglich vereinbarte Sonderleistungen in Rechnung zu stellen?

N

Wo raten wir zu einem Dienstleistungs-Audit des Property- und Facility-Managements, um eine Leistungs-Kontrolle zu gewährleisten?

Prüfung der Kosteneffizienz

Durch eine uns vorliegende Gesamtaufstellung der Sonderleistungen und mittels stichprobenhaften Einzelprüfungen von Belegen kommen wir zu einer Bewertung. Wir ermitteln die Quote von Sonderleistungen in Relation zum Jahreswert des bestehenden Facility-Management-Vertrages, um Abweichungen zu unserer internen Benchmark festzustellen. 

N

Gibt es dabei besonders auffällige Positionen einzelner Dienstleistungs-Vertragspartner?

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Wie verhalten sich die fixen und wie die variablen Kosten der Betriebsführung zur vermietbaren Fläche in der Immobilie?

Auswertung von Besprechungsprotokollen

Wenn es fixierte Protokolle von Besprechungen und Begehungen mit Mietern gibt, werten wir diese stichprobenhaft im Rahmen des Vertrags-Check für unsere Auftraggeber aus.

Empfehlungen durch den Betriebskosten-Due-Diligence

Nach der eingehenden Prüfung dieser aufgeführten Teilaspekte des Betriebskosten-Due-Dilligence können wir unserem Kunden Handlungsempfehlungen in den drei zeitlichen Kategorien kurzfristig, mittelfristig und langfristig benennen. Diese sind von Prioritäten und vertraglichen Restlaufzeiten abgeleitet.

Wir hoffen diese detaillierte Schilderung unseres Betriebskosten-Due-Dilligence hat Ihnen verdeutlich, in welchem Umfang wir diesen für die Optimierung der wirtschaftlichen Situation unserer Kunden einsetzen. Gerne würden wir darüber mit Ihnen ins Gespräch kommen, für welches Ihrer Objekte wir Ihnen den Betriebskosten-Due-Dilligence anbieten dürfen. Bitte nehmen Sie dazu doch Kontakt auf mit unserem Leiter Beratung Andreas Bebendorf. Sie erreichen ihn telefonisch unter 0151 1762 8061 oder per Mail unter: a.bebendorf@office-group.immobilien.

Herzliche Grüße von den Raum-Entwicklern der Office Group GmbH mit Standorten in München, Frankfurt, Düsseldorf und Berlin.